Gestion financière agence de voyage : la Finance TOOGO
La Finance est l’une des forces de TOOGO, l’ERP tout-en-un pour les agences de voyages réceptives (DMC) : elle permet la gestion financière complète et centralisée de l’agence, pas seulement l’activité commerciale, mais toutes les entrées, sorties et investissements. Tout étant relié dans TOOGO, les marges prévues dans le Trip Builder ne deviennent fermes dans le Dashboard et les KPI qu’une fois les mouvements financiers réellement enregistrés : paiements reçus des clients, paiements versés aux prestataires, dans leurs différentes monnaies.
Un bon manager a besoin de chiffres exacts et fiables, et de pouvoir comparer à tout moment le prévisionnel et le réel : c’est précisément ce que permet la Finance TOOGO, depuis le prévisionnel du Trip Builder jusqu’aux résultats réels consolidés dans le Dashboard et les KPI. La Finance TOOGO est ainsi le logiciel de gestion financière de toute l’agence de voyage, relié à chaque dossier.
Vue financière globale
Une Time View consolide dans un seul tableau les résultats de tous les onglets Finance (Dépenses, Recettes, Investissements et bénéfices, Centres financiers, Cash flow), avec une vision chronologique globale de l’activité et une comparaison d’une année sur l’autre.
- Comparaison possible d’une année sur l’autre : année précédente (N-1), année en cours (N), année suivante (N+1)
- Revenus confirmés pour l’année en cours, cumulés jusqu’à aujourd’hui
- Revenus confirmés pour les années suivantes
- Comparaison des revenus avec l’année précédente (N-1)
- Nombre de pax confirmés, avec sa propre comparaison N-1
- Revenus facturés mais finalement perdus (invoiced incomes lost)
Dépenses, recettes et cash flows
Les onglets Dépenses et Recettes centralisent l’ensemble des entrées et sorties d’argent de l’agence, classées par des catégories entièrement personnalisables, retrouvées ensuite mois par mois et sur l’année dans la Time View.
- Catégories de dépenses et de recettes personnalisables selon l’organisation de chaque agence : frais financiers, administration, technologie, promotion, ressources humaines, impôts, coût des ventes, commission, etc.
- Dépenses liées aux groupes (coût des ventes) saisissables depuis l’onglet Finance ou directement depuis la Logistique, avec remontée automatique des dépenses logistiques dans la Finance
- Coût des ventes et recettes clients également consultables dossier par dossier, directement depuis l’écran Groupe et son suivi de dossier
Changes et transferts bancaires
L’onglet Investissements & bénéfices regroupe les mouvements financiers qui n’ont pas d’impact sur l’activité commerciale courante, mais qui doivent néanmoins être suivis.
- Investissements et remboursements (apports, prêts bancaires, etc.)
- Changes de devises entre les comptes de l’agence, avec application automatique du taux de change du jour
- Transferts bancaires entre centres financiers, identifiés et horodatés
- Filtrage par partenaire, par centre financier et par année
- Total consolidé en devise de référence, avec détail du total par partenaire
Suivi des groupes payés, non payés, crédits et dettes
L’onglet Pending Money (argent en attente) centralise le suivi de dossier, la facturation et le suivi des soldes, créances et dettes de l’agence.
- Crédits en cours (credits)
- Groupes non payés (unpaid groups)
- Prestataires non réglés (unpaid services)
- Total pending money consolidé, toutes devises confondues
- Marquage ligne par ligne une fois le paiement effectué (case « Settled »), avec date de paiement et notes
- Suivi complémentaire par facture dans l’onglet Factures (Invoices) : statut, date limite de paiement, solde restant à payer, total du groupe
- Suivi des soldes et acomptes clients par dossier, avec facturation et suivi de dossier centralisés sur un seul écran
La mise en page des factures (B2B, B2C, avec ou sans logo) se règle dans l’éditeur de documents.
Centres financiers multidevises avec taux de change par client/prestataire
TOOGO permet de suivre l’activité financière dans plusieurs devises à la fois, pour s’adapter aussi bien à la monnaie des clients qu’à celle des prestataires locaux (multidevises / multi-currency).
Devises et taux de change
- Devise de référence et taux de change paramétrés dans les réglages de TOOGO (Paramètres > Quotation > Currency Rates), pas directement dans la Finance
- Taux de change client (customer exchange rate) et taux de change prestataire (supplier exchange rate) distincts pour chaque devise
- Taux de change en ligne (online rate), mis à jour automatiquement, avec date de dernière mise à jour
Centres financiers (Money Centers)
- Chaque caisse ou compte bancaire suivi individuellement dans sa devise d’origine (banque locale, compte en devise étrangère, caisse en espèces, etc.)
- Solde consolidé de l’ensemble des centres financiers, visible en un coup d’œil
- Détail par centre financier (dépenses, recettes, investissements) sur la période choisie
Contrôles financiers intégrés
Deux contrôles financiers intégrés fiabilisent les comptes : un calcul automatique du total des paiements en attente (selon leur date, leur statut de paiement et leur statut de réservation), et une vérification, par devise, que chaque opération est bien rattachée à un centre financier, avec une formule de contrôle (recettes - dépenses + investissements et bénéfices - centres financiers) qui signale tout écart à corriger.
Ces taux, une fois paramétrés, s’appliquent ensuite automatiquement dans toute la chaîne financière de TOOGO : du devis dans le Trip Builder jusqu’au suivi des paiements et des écarts de change (FX) dans la Finance.
Marges
La marge et les taux de marge se calculent automatiquement à partir des revenus et dépenses réellement enregistrés, pour une rentabilité suivie avec exactitude, dossier par dossier.
- Marge logistique et marge globale, calculées mois par mois et sur l’année
- Visualisation directe dans la Time View
- Marge prévisionnelle du Trip Builder comparée à la marge réelle, une fois les paiements clients et prestataires enregistrés
Dépenses globales de l’entreprise
Au-delà du coût des prestations vendues aux clients (coût des ventes), TOOGO permet de suivre l’ensemble des dépenses de fonctionnement de l’agence. En voici quelques exemples :
- Frais financiers
- Administration
- Technologie (hébergement, site internet, outils informatiques)
- Promotion / marketing
- Ressources humaines (salaires, formations)
- Impôts
- Catégories personnalisables selon l’organisation de l’agence, visibles dans la Time View mois par mois et sur l’année
Export disponible depuis la plupart des écrans de TOOGO, avec colonnes personnalisables et plusieurs formats compatibles : Microsoft Excel, Xero Application, ou des formats bancaires spécifiques, en plus du rapport financier complet exportable vers Google Sheets, pour connecter la Finance TOOGO à l’écosystème comptable de l’agence.
La Finance, reflet de toute l’activité du DMC
La Finance TOOGO est le reflet financier de toute l’activité du DMC : ce qui est prévu dans le Trip Builder devient concret ici, groupe par groupe, prestataire par prestataire, devise par devise. Dépenses, recettes, changes, créances et dettes, centres financiers multidevises, marges : tout est suivi au même endroit, sans tableur annexe à maintenir en parallèle.
Et parce que tout est relié dans TOOGO, du premier devis jusqu’au dernier paiement, les équipes qui gèrent un DMC retrouvent ici le même soulagement que dans le Dashboard : moins de ressaisie, plus de visibilité sur la rentabilité réelle de l’agence.
FAQ sur la Finance TOOGO
Oui. Dépenses, recettes, investissements, changes, créances et dettes, centres financiers multidevises et marges sont suivis au même endroit, et reliés à chaque dossier, du devis jusqu’au dernier paiement.
