Logiciel de réservation agence de voyage : du devis signé au terrain
La Logistique est le module opérationnel de TOOGO : elle automatise les réservations auprès des prestataires, centralise les informations et pilote les paiements et le planning de chaque groupe.
La Logistique est le module opérationnel de TOOGO, l’ERP tout-en-un pour les agences de voyages réceptives (DMC) : elle automatise les réservations, centralise les informations clients et prestataires, et pilote les paiements et le planning de chaque groupe. C’est le logiciel de réservation de l’agence de voyage côté prestataires : hôtels, transports, guides, excursions. Dès qu’un itinéraire est validé et signé par le client, le dossier part automatiquement en Logistique. L’agence peut gérer plusieurs centres logistiques (plusieurs bureaux), chaque produit pouvant être rattaché automatiquement à son propre centre logistique.
Le parcours d’un dossier
Gérer les réservations auprès des prestataires
Dès qu’un dossier part en Logistique, TOOGO centralise l’envoi automatique des réservations aux prestataires et le suivi en temps réel de leur statut.
Tous les services du dossier dans une seule liste
- Liste centralisée de tous les services du dossier (dates, sous-groupe, nombre de pax, prestataire, statut de réservation et statut de paiement, catégorie de service, centre logistique), avec colonnes personnalisables
- Recherche avancée multicritères : par groupe, agence de voyages, prestataire, agent de réservation, centre logistique (centre opérationnel), centre financier, statut de réservation, statut de paiement, ou contenu de champs personnalisés
- Filtre rapide « À RÉSERVER » dans la liste des services pour basculer instantanément sur la vue réservation, bien distincte de celle des paiements
- Ajout manuel de services directement en Logistique, classés par catégories (hôtel, transport, excursion, croisière, etc.), rattachés automatiquement à un centre logistique, avec traduction du nom et de la catégorie du service dans la langue du client
- Prestataire par défaut ou au choix : chaque produit peut être rattaché par défaut à un prestataire, ou laissé libre pour que l’agence choisisse le prestataire au moment de la réservation ; les informations du prestataire (coordonnées, moyen et devise de paiement, centre financier associé) sont elles-mêmes paramétrées en base pour alimenter automatiquement la réservation et, plus tard, le paiement
L’envoi automatique des réservations
- Envoi automatique par e-mail aux prestataires, groupé par centre logistique, avec un modèle de message prédéterminé adapté à chaque type de prestataire (ex. modèle « Hotel »), fiche voyageurs pré-remplie (noms, téléphones, e-mails), programme et dates du service, et un lien direct pour que le prestataire confirme la réservation
- Envoi groupé en une seule fois pour plusieurs services sélectionnés (plusieurs hôtels, par exemple), avec mise à jour automatique de la date et du statut de réservation, copie (BCC) à l’agent, et pièce jointe PDF en option
- Connexion possible avec WhatsApp pour l’envoi direct aux prestataires des demandes de réservation et des rappels (relances)
- Champs personnalisés pré-remplissables automatiquement, avec variables dynamiques (comme le nom du fournisseur), pour accélérer la saisie au moment de la réservation ou de la confirmation
Statuts, contrôles et sécurité
- Statuts de réservation et statuts de paiement suivis séparément, avec des vues et tris dédiés pour chacun (par fournisseur, par banque ou centre financier, etc.)
- Des statuts entièrement personnalisables par chaque DMC selon ses propres process
- Verrouillage des services une fois confirmés, pour sécuriser les réservations déjà traitées
- Contrôles automatiques intégrés : vérification du total des paiements, des allotements, des doubles réservations (même groupe sur un même hôtel, ou même guide sur deux services en même temps), des traductions manquantes, et calcul du montant dû au guide
- Recalcul en masse des coûts et prix des services, avec comparaison entre le coût actuel et le nouveau coût
Relances et tâches de suivi
- Tâches de suivi assignées par service (échéance, employé assigné, catégorie, description) pour organiser les relances prestataires : reconfirmation des services, demande de factures, etc.
- Attribution automatique : un Task Manager permet même d’automatiser cette attribution selon des règles paramétrées par centre logistique (ex. un prestataire toujours géré par la même personne génère automatiquement sa tâche chez elle)
- Filtre personnel : chacun peut filtrer directement depuis la Logistique ses propres tâches et son propre centre logistique
Des informations terrain qui alimentent les documents de voyage
Les informations récoltées en Logistique alimentent automatiquement les documents remis aux voyageurs, grâce à des champs personnalisés paramétrables et à des templates dédiés.
- Bibliothèque de champs personnalisés (custom fields) prêts à l’emploi et sélectionnables en un clic sur chaque service (ex. Meal Type, Diet requirement, Flight/bus/train details, Pick-Up time, Route, Drop-Off time, rendez-vous, points de rendez-vous), certains dotés de valeurs dynamiques automatiques (ex. l’heure du service)
- Une seule saisie : il suffit de renseigner l’information une fois, dès la préparation du dossier, pour qu’elle apparaisse ensuite directement dans le document de voyage
- Un document de voyage sur mesure : ces informations préparent et alimentent le document de voyage, lui-même généré depuis le dossier client à partir d’un template spécifique et paramétrable dans l’éditeur de documents, qui définit précisément quelles informations doivent apparaître pour chaque type de voyage ou de client
Payer les prestataires, sans mélanger avec les réservations
La Logistique gère en parallèle deux tâches bien distinctes, qui peuvent être menées simultanément par des personnes différentes : toute l’information opérationnelle nécessaire sur le terrain (détails prestataires, détails guides, horaires) pour mener les réservations, et le suivi des coûts et paiements prestataires, avec à tout moment une vision claire de ce qui reste à payer. Une personne peut ainsi réserver pendant qu’une autre vérifie les paiements, sans jamais mélanger les deux suivis.
Une vue dédiée aux paiements
- Vue paiements séparée de la vue réservations, avec les mêmes filtres multicritères que la liste des services : par groupe, agence, prestataire, statut de paiement, centre logistique
- Filtre rapide « $ » dans la liste des services pour basculer instantanément sur la vue paiement et voir en un coup d’œil ce qui reste à payer, sans se mélanger avec le suivi des réservations
- Statut et date de paiement affichés pour chaque service, indépendamment du statut et de la date de réservation : deux suivis distincts, celui des statuts de réservation et celui du suivi comptable (paiement, facturation) par fournisseur
- Mode de paiement, centre financier et devise paramétrés par prestataire (ex. paiement par virement bancaire), avec suivi du coût planifié, du montant déjà payé et du solde restant dû, et un champ dédié pour joindre le justificatif de paiement sur le service
- Fenêtre de paiement affichée par défaut pour chaque prestataire (date de début et date limite de paiement), selon les conditions paramétrées dans sa fiche
Preuves de paiement, paiements groupés et alertes
- Preuve de paiement générée automatiquement par prestataire (groupe, dates de voyage, service concerné, prix prévisionnel, coût réel et solde dû), prête à être téléchargée, exportée en PDF ou envoyée par e-mail directement au prestataire
- Paiement groupé possible : un même prestataire réglé pour plusieurs services ou plusieurs groupes en une seule fois, avec le document correspondant généré automatiquement
- Alertes automatiques en rouge en cas d’incohérence, par exemple quand la devise dans laquelle le service a été coté ne correspond pas à celle du centre financier sélectionné pour le payer : TOOGO signale immédiatement que le paiement n’est pas possible en l’état
- Bouton « Envoi en finance » : un ou plusieurs services sélectionnés, même de plusieurs groupes différents à la fois, partent automatiquement en dépense dans la Finance, rattachés directement à leur groupe et à leur service d’origine, et viennent aussitôt s’imputer dans le calcul des marges de chaque dossier
Le gestionnaire de tâches : organiser le travail de l’équipe
Le gestionnaire de tâches de TOOGO permet à votre équipe d’organiser son travail quotidien dans le même logiciel où elle gère ses groupes, ses clients, ses produits et ses vols. Chaque tâche est reliée à ce qu’il y a réellement à faire : personne n’a à aller chercher l’information ailleurs.
- Tâches avec contexte : nom, description, date, responsable, statut et catégorie, reliées à un groupe, un client, un produit ou un vol.
- Trois façons de les voir : en liste (recherche et filtres), en tableau kanban (glisser-déposer d’une colonne à l’autre selon l’avancement), ou en calendrier (mois, semaine, jour).
- Travail en équipe : commentaires et mentions directement dans la tâche (une personne, un département entier ou toute l’équipe) ; chaque personne mentionnée reçoit son avis.
- Avis et rappels : rappel par e-mail ou par WhatsApp ; chaque agence décide quels événements déclenchent un avis et qui le reçoit.
- Tâches automatiques : le système génère des tâches à partir des dates du voyage et les ajuste automatiquement lorsque ces dates changent.
- Contrôle et traçabilité : seul le créateur d’une tâche peut la modifier entièrement (les autres la consultent) ; on voit toujours qui l’a créée et quand, avec une note interne possible.
- Actions en masse : copier ou supprimer plusieurs tâches en une fois.
- Multilingue : disponible en espagnol, anglais, français et portugais.
Plannings : piloter toute l’activité en calendrier
Comme le Dashboard, les Plannings sont un accès à part entière dans TOOGO, séparé du module Logistique, mais alimenté par les mêmes données, pour offrir des vues calendrier transversales et piloter visuellement toute l’activité : réservations, paiements, déplacements et remplissage des groupes.
- Planning par prestataire : vue calendrier jour par jour pour chaque fournisseur, affichant le groupe concerné et le statut de réservation du service (Confirmed, Book, Book Again), filtrable par catégorie et par prestataire
- Planning par groupe : vue calendrier reprenant, pour chaque groupe, le « titre du jour » programmé dans le dossier (étape ou trajet du jour), filtrable par pays, région et lieu
- Vue panoramique des statuts : pour chaque groupe, l’ensemble de ses services avec le statut de réservation et le statut de paiement affichés côte à côte, une vue combinée pratique au quotidien, même si réservation et paiement restent deux suivis distincts dans TOOGO
- Géolocalisation des groupes : carte interactive du trajet du jour de chaque groupe en circuit, avec filtre par groupe, région, lieu et date de service, et envoi direct d’informations aux voyageurs ou aux agences de voyages
- Planning des départs : calendrier des prochains départs avec, pour chaque groupe, une checklist des actions à réaliser avant le voyage (envoi de l’espace client, suivi des paiements, etc.)
- Suivi des départs en circuit à dates fixes (GIT) : capacité, nombre de participants inscrits, seuil minimum de remplissage et disponibilité affichés par code couleur (disponible, sous le minimum requis, complet, surbooké), pour piloter l’ouverture à la vente et l’offre aux prospects
Chaque dossier confirmé devient un plan d’action
La Logistique TOOGO transforme chaque dossier confirmé en un plan d’action opérationnel automatisé, du premier e-mail au prestataire jusqu’au document remis au voyageur.
- Automatisation du Trip Builder à la Logistique : un itinéraire validé devient immédiatement, sans ressaisie, une liste de services à réserver
- Pilotage centralisé des réservations et des paiements, prestataire par prestataire, avec des statuts paramétrables suivis séparément
- Plannings calendrier pour visualiser en un clin d’œil réservations, trajets et remplissage des groupes
- Préparation en amont, depuis la Logistique, des informations qui alimentent le document de voyage, généré ensuite depuis le dossier client, sans double saisie
- Gestion intégrée de plusieurs centres logistiques, sans module ni développement supplémentaire, pour les agences multi-bureaux ou multi-destinations
FAQ sur la Logistique TOOGO
C’est l’outil qui envoie les réservations aux prestataires (hôtels, transports, guides, activités) et suit leur confirmation et leur paiement. Dans TOOGO, c’est le module Logistique : il part directement de l’itinéraire validé et signé, sans ressaisie.
Toute l’opérationnel d’une agence réceptive
Du devis signé au document remis au voyageur, la Logistique couvre tout l’opérationnel d’une agence réceptive. Envie de voir ça sur votre propre organisation ? L’équipe TOOGO vous prépare une démonstration personnalisée.