Software de reservas para agencia de viajes: del presupuesto firmado al terreno
La Logística es el módulo operativo de TOOGO: automatiza las reservas con los proveedores, centraliza la información y dirige los pagos y la planificación de cada grupo.
La Logística es el módulo operativo de TOOGO, el ERP todo-en-uno para las agencias de viaje receptivas (DMC): automatiza las reservas, centraliza la información de clientes y proveedores, y dirige los pagos y la planificación de cada grupo. Es el software de reservas de la agencia de viajes del lado de los proveedores: hoteles, transportes, guías, excursiones. En cuanto un itinerario es validado y firmado por el cliente, el expediente pasa automáticamente a Logística. La agencia puede gestionar varios centros logísticos (varias oficinas), y cada producto puede vincularse automáticamente a su propio centro logístico.
El recorrido de un expediente
Gestionar las reservas con los proveedores
En cuanto un expediente pasa a Logística, TOOGO centraliza el envío automático de las reservas a los proveedores y el seguimiento en tiempo real de su estado.
Todos los servicios del expediente en una sola lista
- Lista centralizada de todos los servicios del expediente (fechas, subgrupo, número de pax, proveedor, estado de reserva y estado de pago, categoría de servicio, centro logístico), con columnas personalizables
- Búsqueda avanzada multicriterio: por grupo, agencia de viajes, proveedor, agente de reservas, centro logístico (centro operativo), centro financiero, estado de reserva, estado de pago, o contenido de campos personalizados
- Filtro rápido «A RESERVAR» en la lista de servicios para pasar al instante a la vista de reserva, bien distinta de la de pagos
- Añadir servicios manualmente directamente en Logística, clasificados por categorías (hotel, transporte, excursión, crucero, etc.), vinculados automáticamente a un centro logístico, con traducción del nombre y de la categoría del servicio al idioma del cliente
- Proveedor por defecto o a elegir: cada producto puede vincularse por defecto a un proveedor, o dejarse libre para que la agencia elija el proveedor en el momento de la reserva; la información del proveedor (datos de contacto, medio y divisa de pago, centro financiero asociado) se configura en la base de datos para alimentar automáticamente la reserva y, más tarde, el pago
El envío automático de las reservas
- Envío automático por correo electrónico a los proveedores, agrupado por centro logístico, con una plantilla de mensaje predeterminada adaptada a cada tipo de proveedor (ej. plantilla «Hotel»), ficha de viajeros rellenada previamente (nombres, teléfonos, correos), programa y fechas del servicio, y un enlace directo para que el proveedor confirme la reserva
- Envío agrupado de una sola vez para varios servicios seleccionados (varios hoteles, por ejemplo), con actualización automática de la fecha y del estado de reserva, copia (BCC) al agente, y archivo PDF adjunto opcional
- Conexión posible con WhatsApp para el envío directo a los proveedores de las solicitudes de reserva y de los recordatorios (seguimientos)
- Campos personalizados rellenables automáticamente, con variables dinámicas (como el nombre del proveedor), para acelerar la introducción de datos en el momento de la reserva o de la confirmación
Estados, controles y seguridad
- Estados de reserva y estados de pago seguidos por separado, con vistas y ordenaciones dedicadas para cada uno (por proveedor, por banco o centro financiero, etc.)
- Estados totalmente personalizables por cada DMC según sus propios procesos
- Bloqueo de los servicios una vez confirmados, para asegurar las reservas ya tramitadas
- Controles automáticos integrados: verificación del total de los pagos, de los cupos, de las reservas dobles (mismo grupo en un mismo hotel, o mismo guía en dos servicios a la vez), de las traducciones faltantes, y cálculo del importe adeudado al guía
- Recálculo masivo de los costes y precios de los servicios, con comparación entre el coste actual y el nuevo coste
Seguimientos y tareas de control
- Tareas de seguimiento asignadas por servicio (vencimiento, empleado asignado, categoría, descripción) para organizar los seguimientos con los proveedores: reconfirmación de servicios, solicitud de facturas, etc.
- Asignación automática: un Task Manager permite incluso automatizar esta asignación según reglas configuradas por centro logístico (ej. un proveedor siempre gestionado por la misma persona genera automáticamente su tarea)
- Filtro personal: cada uno puede filtrar directamente desde la Logística sus propias tareas y su propio centro logístico
Información de terreno que alimenta los documentos de viaje
La información recogida en Logística alimenta automáticamente los documentos entregados a los viajeros, gracias a campos personalizados configurables y a plantillas dedicadas.
- Biblioteca de campos personalizados (custom fields) listos para usar y seleccionables en un clic en cada servicio (ej. Meal Type, Diet requirement, Flight/bus/train details, Pick-Up time, Route, Drop-Off time, cita, puntos de encuentro), algunos dotados de valores dinámicos automáticos (ej. la hora del servicio)
- Una sola introducción de datos: basta con registrar la información una vez, desde la preparación del expediente, para que aparezca luego directamente en el documento de viaje
- Un documento de viaje a medida: esta información prepara y alimenta el documento de viaje, generado a su vez desde el expediente del cliente a partir de una plantilla específica y configurable en el editor de documentos, que define con precisión qué información debe aparecer para cada tipo de viaje o de cliente
Pagar a los proveedores, sin mezclar con las reservas
La Logística gestiona en paralelo dos tareas bien distintas, que pueden llevarse a cabo simultáneamente por personas diferentes: toda la información operativa necesaria en el terreno (detalles de proveedores, detalles de guías, horarios) para llevar las reservas, y el seguimiento de los costes y pagos de proveedores, con en todo momento una visión clara de lo que queda por pagar. Una persona puede así reservar mientras otra verifica los pagos, sin mezclar nunca los dos seguimientos.
Una vista dedicada a los pagos
- Vista de pagos separada de la vista de reservas, con los mismos filtros multicriterio que la lista de servicios: por grupo, agencia, proveedor, estado de pago, centro logístico
- Filtro rápido «$» en la lista de servicios para pasar al instante a la vista de pago y ver de un vistazo lo que queda por pagar, sin mezclarse con el seguimiento de las reservas
- Estado y fecha de pago mostrados para cada servicio, independientemente del estado y la fecha de reserva: dos seguimientos distintos, el de los estados de reserva y el del seguimiento contable (pago, facturación) por proveedor
- Medio de pago, centro financiero y divisa configurados por proveedor (ej. pago por transferencia bancaria), con seguimiento del coste planificado, del importe ya pagado y del saldo pendiente, y un campo dedicado para adjuntar el comprobante de pago en el servicio
- Ventana de pago mostrada por defecto para cada proveedor (fecha de inicio y fecha límite de pago), según las condiciones configuradas en su ficha
Comprobantes de pago, pagos agrupados y alertas
- Comprobante de pago generado automáticamente por proveedor (grupo, fechas de viaje, servicio correspondiente, precio previsto, coste real y saldo adeudado), listo para descargarse, exportarse a PDF o enviarse por correo directamente al proveedor
- Pago agrupado posible: un mismo proveedor pagado por varios servicios o varios grupos de una sola vez, con el documento correspondiente generado automáticamente
- Alertas automáticas en rojo en caso de incoherencia, por ejemplo cuando la divisa en la que se cotizó el servicio no coincide con la del centro financiero seleccionado para pagarlo: TOOGO señala de inmediato que el pago no es posible tal cual
- Botón «Envío a finanzas»: uno o varios servicios seleccionados, incluso de varios grupos diferentes a la vez, pasan automáticamente como gasto a Finanzas, vinculados directamente a su grupo y a su servicio de origen, e imputándose de inmediato en el cálculo de los márgenes de cada expediente
El gestor de tareas: organizar el trabajo del equipo
El gestor de tareas de TOOGO permite a tu equipo organizar su trabajo diario en el mismo software donde gestiona sus grupos, sus clientes, sus productos y sus vuelos. Cada tarea está unida a lo que realmente hay que hacer: nadie tiene que buscar la información en otro sitio.
- Tareas con contexto: nombre, descripción, fecha, responsable, estado y categoría, unidas a un grupo, un cliente, un producto o un vuelo.
- Tres formas de verlas: en lista (búsqueda y filtros), en tablero kanban (arrastrar y soltar de una columna a otra según el avance), o en calendario (mes, semana, día).
- Trabajo en equipo: comentarios y menciones directamente en la tarea (una persona, un departamento entero o todo el equipo); cada persona mencionada recibe su aviso.
- Avisos y recordatorios: recordatorio por correo o por WhatsApp; cada agencia decide qué eventos generan un aviso y quién lo recibe.
- Tareas automáticas: el sistema genera tareas a partir de las fechas del viaje y las ajusta automáticamente cuando esas fechas cambian.
- Control y trazabilidad: solo el creador de una tarea puede modificarla por completo (los demás la consultan); siempre se ve quién la creó y cuándo, con una nota interna posible.
- Acciones en bloque: copiar o eliminar varias tareas de una vez.
- Multilingüe: disponible en español, inglés, francés y portugués.
Planificación: dirigir toda la actividad en calendario
Como el Dashboard, la Planificación es un acceso propio en TOOGO, separado del módulo Logística, pero alimentado por los mismos datos, para ofrecer vistas de calendario transversales y dirigir visualmente toda la actividad: reservas, pagos, desplazamientos y llenado de los grupos.
- Planificación por proveedor: vista de calendario día a día para cada proveedor, mostrando el grupo correspondiente y el estado de reserva del servicio (Confirmed, Book, Book Again), filtrable por categoría y por proveedor
- Planificación por grupo: vista de calendario que recoge, para cada grupo, el «título del día» programado en el expediente (etapa o trayecto del día), filtrable por país, región y lugar
- Vista panorámica de los estados: para cada grupo, el conjunto de sus servicios con el estado de reserva y el estado de pago mostrados lado a lado, una vista combinada práctica en el día a día, aunque reserva y pago sigan siendo dos seguimientos distintos en TOOGO
- Geolocalización de los grupos: mapa interactivo del trayecto del día de cada grupo en circuito, con filtro por grupo, región, lugar y fecha de servicio, y envío directo de información a los viajeros o a las agencias de viajes
- Planificación de las salidas: calendario de las próximas salidas con, para cada grupo, una checklist de las acciones a realizar antes del viaje (envío del espacio cliente, seguimiento de los pagos, etc.)
- Seguimiento de las salidas en circuito a fechas fijas (GIT): capacidad, número de participantes inscritos, umbral mínimo de llenado y disponibilidad mostrados por código de color (disponible, por debajo del mínimo requerido, completo, sobrevendido), para dirigir la apertura a la venta y la oferta a los prospectos
Cada expediente confirmado se convierte en un plan de acción
La Logística TOOGO transforma cada expediente confirmado en un plan de acción operativo automatizado, del primer correo al proveedor hasta el documento entregado al viajero.
- Automatización del Trip Builder a la Logística: un itinerario validado se convierte de inmediato, sin volver a teclear, en una lista de servicios a reservar
- Gestión centralizada de las reservas y de los pagos, proveedor por proveedor, con estados configurables seguidos por separado
- Planificación en calendario para visualizar de un vistazo reservas, trayectos y llenado de los grupos
- Preparación previa, desde la Logística, de la información que alimenta el documento de viaje, generado luego desde el expediente del cliente, sin doble introducción de datos
- Gestión integrada de varios centros logísticos, sin módulo ni desarrollo adicional, para las agencias multioficina o multidestino
FAQ sobre la Logística TOOGO
Es la herramienta que envía las reservas a los proveedores (hoteles, transportes, guías, actividades) y sigue su confirmación y su pago. En TOOGO, es el módulo Logística: parte directamente del itinerario validado y firmado, sin volver a teclear.
Toda la operativa de una agencia receptiva
Del presupuesto firmado al documento entregado al viajero, la Logística cubre toda la operativa de una agencia receptiva. ¿Quieres verlo en tu propia organización? El equipo TOOGO te prepara una demostración personalizada.