Gestión financiera para agencias de viajes: las Finanzas de TOOGO
Las Finanzas son una de las fortalezas de TOOGO, el ERP todo-en-uno para las agencias de viaje receptivas (DMC): permite la gestión financiera completa y centralizada de la agencia, no solo la actividad comercial, sino todas las entradas, salidas e inversiones. Como todo está conectado en TOOGO, los márgenes previstos en el Trip Builder solo se vuelven firmes en el Dashboard y los KPI una vez que los movimientos financieros se registran realmente: pagos recibidos de los clientes, pagos realizados a los proveedores, en sus distintas monedas.
Un buen manager necesita cifras exactas y fiables, y poder comparar en todo momento lo previsto y lo real: eso es precisamente lo que permiten las Finanzas de TOOGO, desde la previsión del Trip Builder hasta los resultados reales consolidados en el Dashboard y los KPI. Las Finanzas de TOOGO son así el software de gestión financiera de toda la agencia de viajes, conectado a cada expediente.
Vista financiera global
Una Time View consolida en una sola tabla los resultados de todas las pestañas de Finanzas (Gastos, Ingresos, Inversiones y beneficios, Centros financieros, Cash flow), con una visión cronológica global de la actividad y una comparación de un año a otro.
- Comparación posible de un año a otro: año anterior (N-1), año en curso (N), año siguiente (N+1)
- Ingresos confirmados del año en curso, acumulados hasta hoy
- Ingresos confirmados de los años siguientes
- Comparación de los ingresos con el año anterior (N-1)
- Número de pax confirmados, con su propia comparación N-1
- Ingresos facturados pero finalmente perdidos (invoiced incomes lost)
Gastos, ingresos y cash flows
Las pestañas Gastos e Ingresos centralizan todas las entradas y salidas de dinero de la agencia, clasificadas por categorías totalmente personalizables, que luego se reencuentran mes a mes y en el año en la Time View.
- Categorías de gastos e ingresos personalizables según la organización de cada agencia: gastos financieros, administración, tecnología, promoción, recursos humanos, impuestos, coste de ventas, comisión, etc.
- Gastos vinculados a los grupos (coste de ventas) registrables desde la pestaña Finanzas o directamente desde la Logística, con subida automática de los gastos logísticos a Finanzas
- Coste de ventas e ingresos de clientes también consultables expediente por expediente, directamente desde la pantalla Grupo y su seguimiento de expediente
Cambios de divisa y transferencias bancarias
La pestaña Inversiones y beneficios reúne los movimientos financieros que no tienen impacto en la actividad comercial corriente, pero que deben no obstante seguirse.
- Inversiones y reembolsos (aportaciones, préstamos bancarios, etc.)
- Cambios de divisa entre las cuentas de la agencia, con aplicación automática del tipo de cambio del día
- Transferencias bancarias entre centros financieros, identificadas y con marca de tiempo
- Filtrado por socio, por centro financiero y por año
- Total consolidado en divisa de referencia, con detalle del total por socio
Seguimiento de grupos pagados, no pagados, créditos y deudas
La pestaña Pending Money (dinero en espera) centraliza el seguimiento de expediente, la facturación y el seguimiento de los saldos, cuentas por cobrar y deudas de la agencia.
- Créditos en curso (credits)
- Grupos no pagados (unpaid groups)
- Proveedores no liquidados (unpaid services)
- Total pending money consolidado, todas las divisas incluidas
- Marcado línea por línea una vez efectuado el pago (casilla «Settled»), con fecha de pago y notas
- Seguimiento complementario por factura en la pestaña Facturas (Invoices): estado, fecha límite de pago, saldo restante a pagar, total del grupo
- Seguimiento de los saldos y anticipos de clientes por expediente, con facturación y seguimiento de expediente centralizados en una sola pantalla
La maquetación de las facturas (B2B, B2C, con o sin logo) se ajusta en el editor de documentos.
Centros financieros multidivisa con tipos de cambio por cliente/proveedor
TOOGO permite seguir la actividad financiera en varias divisas a la vez, para adaptarse tanto a la moneda de los clientes como a la de los proveedores locales (multidivisa / multi-currency).
Divisas y tipos de cambio
- Divisa de referencia y tipos de cambio configurados en los ajustes de TOOGO (Ajustes > Quotation > Currency Rates), no directamente en Finanzas
- Tipo de cambio cliente (customer exchange rate) y tipo de cambio proveedor (supplier exchange rate) distintos para cada divisa
- Tipo de cambio en línea (online rate), actualizado automáticamente, con la fecha de la última actualización
Centros financieros (Money Centers)
- Cada caja o cuenta bancaria seguida individualmente en su divisa de origen (banco local, cuenta en divisa extranjera, caja en efectivo, etc.)
- Saldo consolidado del conjunto de los centros financieros, visible de un vistazo
- Detalle por centro financiero (gastos, ingresos, inversiones) sobre el periodo elegido
Controles financieros integrados
Dos controles financieros integrados fiabilizan las cuentas: un cálculo automático del total de los pagos en espera (según su fecha, su estado de pago y su estado de reserva), y una verificación, por divisa, de que cada operación esté bien vinculada a un centro financiero, con una fórmula de control (ingresos - gastos + inversiones y beneficios - centros financieros) que señala cualquier desviación a corregir.
Estos tipos, una vez configurados, se aplican luego automáticamente en toda la cadena financiera de TOOGO: desde la cotización en el Trip Builder hasta el seguimiento de los pagos y de las diferencias de cambio (FX) en Finanzas.
Márgenes
El margen y los tipos de margen se calculan automáticamente a partir de los ingresos y gastos realmente registrados, para una rentabilidad seguida con exactitud, expediente por expediente.
- Margen logístico y margen global, calculados mes a mes y en el año
- Visualización directa en la Time View
- Margen previsto del Trip Builder comparado con el margen real, una vez registrados los pagos de clientes y proveedores
Gastos globales de la empresa
Más allá del coste de las prestaciones vendidas a los clientes (coste de ventas), TOOGO permite seguir el conjunto de los gastos de funcionamiento de la agencia. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Gastos financieros
- Administración
- Tecnología (alojamiento, sitio web, herramientas informáticas)
- Promoción / marketing
- Recursos humanos (salarios, formaciones)
- Impuestos
- Categorías personalizables según la organización de la agencia, visibles en la Time View mes a mes y en el año
Exportación disponible desde la mayoría de las pantallas de TOOGO, con columnas personalizables y varios formatos compatibles: Microsoft Excel, Xero Application, o formatos bancarios específicos, además del informe financiero completo exportable a Google Sheets, para conectar las Finanzas de TOOGO al ecosistema contable de la agencia.
Las Finanzas, reflejo de toda la actividad del DMC
Las Finanzas de TOOGO son el reflejo financiero de toda la actividad del DMC: lo que se prevé en el Trip Builder se vuelve concreto aquí, grupo por grupo, proveedor por proveedor, divisa por divisa. Gastos, ingresos, cambios, cuentas por cobrar y deudas, centros financieros multidivisa, márgenes: todo se sigue en el mismo lugar, sin una hoja de cálculo anexa que mantener en paralelo.
Y como todo está conectado en TOOGO, desde la primera cotización hasta el último pago, los equipos que gestionan un DMC reencuentran aquí el mismo alivio que en el Dashboard: menos reentrada de datos, más visibilidad sobre la rentabilidad real de la agencia.
FAQ sobre las Finanzas de TOOGO
Sí. Gastos, ingresos, inversiones, cambios, cuentas por cobrar y deudas, centros financieros multidivisa y márgenes se siguen en el mismo lugar, y conectados a cada expediente, desde la cotización hasta el último pago.
