Tomarse el tiempo de implementar bien, el secreto para ir rápido
Implementar es como preparar un largo viaje: puedes hacer la maleta a las prisas, o tomarte el tiempo de partir bien. Héloïse Brut detalla el método TOOGO para implementar bien — y, por tanto, ir rápido.
Implementar es un poco como preparar un largo viaje: puedes partir con una maleta hecha a las prisas y correr el riesgo de olvidar lo esencial, o bien tomarte el tiempo de elegir tu itinerario, preparar tu mochila y llegar a destino con total serenidad.
Bajo la presión del «delivery», muchos equipos se lanzan de cabeza al desarrollo. Sin embargo, una implementación pensada desde el principio — arquitectura clara, decisiones técnicas pertinentes, pruebas regulares — no solo permite ganar tiempo, sino también limitar de forma duradera los errores y las correcciones de urgencia.
Entonces, ¿cómo hacer una «buena» implementación de TOOGO según nosotros?
Antes de sumergirse en la configuración, es esencial sentar las bases y constituir un pequeño equipo de proyecto: de 2 a 3 personas máximo. Este debe reunir a representantes capaces de defender los distintos servicios de la empresa, de pilotar el proyecto y de expresar las necesidades reales, así como a expertos técnicos para garantizar la coherencia.
Este equipo debe, por tanto, ser capaz de hacer un diagnóstico riguroso de los datos, así como de revisar y estandarizar los procesos de la empresa cuando sea necesario, en interés de todos. En Toogonet proponemos dos métodos:
Método A — el «Complete Finisher»
Configurarlo todo a la perfección desde el principio: una base de datos completa en varios idiomas, fotos cuidadas y con leyenda, descripciones detalladas de los hoteles, una lista exhaustiva de proveedores, un trabajo a fondo sobre las plantillas, etc. Este método exige una fuerte implicación inicial, pero garantiza una base sólida e inmediatamente utilizable — con un uso completo de la potencia del software, para una mayor satisfacción.
Método B — el enfoque progresivo
Ir a lo esencial para poder usar Toogonet rápidamente. En concreto, esto significa introducir solo los lugares importantes en geografía, una decena de hoteles, algunos proveedores y productos estrella, con pocos detalles. El objetivo es tener un sistema funcional simple, usar parte de los servicios que ofrece el software de inmediato, y luego enriquecer la base de datos sobre la marcha, según las necesidades.
El equipo de proyecto deberá determinar el método deseado para luego elaborar un programa y una organización, con la ayuda de su consultor Toogonet y de las herramientas puestas a su disposición.
La fase de apropiación
Tanto si elige el método A como el B, es imprescindible descubrir y aprender a conocer el software antes de querer usarlo.
Un punto a menudo descuidado es la fase de apropiación. Antes de configurar cada detalle o de lanzar una producción masiva, es esencial comprender la lógica de Toogonet: su arquitectura, sus módulos, la manera en que los datos interactúan entre sí en cada etapa del tratamiento de un expediente — desde la elaboración de un programa para el cliente hasta la reserva de servicios con un proveedor, pasando por los documentos técnicos para el equipo sobre el terreno, etc.
En la práctica, esto significa aceptar que las dos primeras etapas sean de aprendizaje: la de su empresa y la del software, con algunos errores, muchas preguntas y una curva de progresión lenta antes de aspirar al funcionamiento óptimo.
Evidentemente, con la esperanza de ganar tiempo, muchos equipos quieren ir rápido y «llenar» la base sin reflexionar. Resultado: luego tienen que dar marcha atrás para corregir errores de comprensión, y en masa, ya que el error se repitió rápidamente en varios datos.
Tomarse el tiempo de explorar el software, de probar escenarios simples, de comprender las fortalezas de la herramienta y sus automatismos, permite implementar de forma más acertada y más duradera.
En el aprendizaje del software, la disciplina es clave. Un plan de implementación ayuda a mantener el ritmo y a evitar los abandonos. La regularidad cuenta más que la intensidad. Es mejor trabajar unas horas cada semana que bloquear dos meses intensivos y luego no hacer nada durante un mes — con el riesgo de olvidarlo todo.
Consejo
Desde el principio, fije una cita semanal de 30 minutos a 1 hora con su interlocutor Toogonet, durante toda la duración de su implementación. Su objetivo es hacer seguimiento del proyecto en curso y fijar compromisos y objetivos. Esto le permitirá ver su progresión y su evolución en el software, sin precipitarse por ver llenarse la base de datos.
Otro punto esencial consiste en avanzar paso a paso — producto por producto, especificidad por especificidad — antes de lanzar una importación masiva. Es tentador querer «llenarlo todo» de golpe para tener la impresión de avanzar rápido. Al trabajar primero sobre una pequeña muestra — unos productos, unos proveedores — valida la lógica de introducción de datos, detecta las incoherencias y puede ajustar sus métodos. Una vez probada y validada esta base, el paso a una introducción de datos más amplia se hace de forma mucho más fluida y segura.
Con el Learning Center, Toogonet propone una progresión lógica y rápida, siempre que se siga. Aquí está:
- Ver un vídeo explicativo en el Learning Center, a su disposición al abrir su dominio.
- Intentar poner en práctica las explicaciones del vídeo por sus propios medios.
- Reunión de una hora con su consultor TOOGO para responder a interrogantes, dudas y bloqueos.
- Misión concreta a realizar (p. ej.: introducir 50 proveedores).
- Punto de seguimiento una vez cumplida la misión, pasando al siguiente vídeo del Learning Center.
Consejo
Por último, pruebe desde los primeros ladrillos: las pruebas no deben esperar al final del proyecto. Desde las primeras configuraciones, es crucial verificar la coherencia y el buen funcionamiento del más mínimo ajuste. Esto permite identificar rápidamente los errores y avanzar con confianza.
Toogonet propone un sistema de categorización modular que facilita la configuración inicial. Al usarlo de forma inteligente desde la implementación, obtiene una base limpia, sin duplicados ni incoherencias, una introducción de datos rápida y fiable, y una adopción más fluida de la plataforma. Esta estructuración previa evita los apaños y los vaivenes correctivos, y hace ganar tiempo más adelante.
En resumen, la lentitud no es una debilidad. Es una estrategia. Una buena implementación no es solo una cuestión de software: es un aprendizaje colectivo, una disciplina de equipo y una visión a largo plazo. Las empresas que logran su transformación digital son las que consideran esta etapa no como una obligación, sino como una oportunidad de estructurar mejor su conocimiento y de fluidificar su organización.